PRIVACY POLICY – HEJENA GYM

HeJeNa Gym hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en gaat zorgvuldig om met de privacy van haar leden, bezoekers en relaties. In deze privacy policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt en welke rechten je hebt.

Datum laatste wijziging: 26-01-2026

1. Wie zijn wij?

HeJeNa Gym is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy policy.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door bevoegde personen binnen HeJeNa Gym.

2. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer je:

• je online inschrijft via onze website of een digitaal formulier;

• je fysiek inschrijft bij ons op locatie;

• contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen;

• gebruikmaakt van onze diensten en faciliteiten;

• wijzigingen doorgeeft in je lidmaatschap of gegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Dit betreft onder andere:

• voor- en achternaam

• adresgegevens

• geboortedatum

• telefoonnummer

• e-mailadres

• bankrekeningnummer (IBAN)

• lidmaatschaps- en betalingsgegevens

Medische gegevens worden in principe niet door HeJeNa Gym verwerkt.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aangaan en uitvoeren van lidmaatschapsovereenkomsten;

• het verwerken van inschrijvingen en wijzigingen;

• het innen en verwerken van betalingen;

• ledenadministratie;

• communicatie over lessen, roosters en wijzigingen;

• het versturen van nieuwsbrieven en informatieve berichten;

• verbetering van onze dienstverlening;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Nieuwsbrieven en communicatie

HeJeNa Gym kan nieuwsbrieven en andere informatieve berichten versturen per e-mail of vergelijkbare kanalen.

• Iedere nieuwsbrief bevat een duidelijke afmeldmogelijkheid;

• Afmelden is op elk moment mogelijk;

• Wij versturen geen ongewenste commerciële berichten.

6. Foto’s en video’s

Tijdens trainingen, evenementen of andere activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

• Foto’s en video’s worden uitsluitend gebruikt met voorafgaande toestemming van de betrokken personen;

• Beelden kunnen worden gebruikt voor website, social media en promotionele doeleinden;

• Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

HeJeNa Gym verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij maken gebruik van:

• een ledensysteem voor ledenadministratie;

• een betalingsplatform voor het verwerken van (SEPA-)betalingen.

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten om de privacy van persoonsgegevens te waarborgen.

Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

HeJeNa Gym neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking.

Alleen personen die betrokken zijn bij de administratie hebben toegang tot persoonsgegevens.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• zolang het lidmaatschap loopt;

• zolang dit nodig is voor administratieve of wettelijke verplichtingen;

• daarna uitsluitend zolang de wet dit vereist

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;

• persoonsgegevens te laten corrigeren;

• persoonsgegevens te laten verwijderen;

• bezwaar te maken tegen verwerking;

• je toestemming in te trekken;

• persoonsgegevens over te laten dragen (dataportabiliteit).

Verzoeken kunnen worden ingediend via HeJeNa Gym en worden binnen de wettelijke termijnen behandeld.

11. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met HeJeNa Gym.

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Fitnesstracker

In onze app kun je ervoor kiezen om je fitnessgegevens met ons te delen. Dit omvat de volgende meetwaarden:

  • Aantal stappen per dag
  • Aantal meters gelopen per dag
  • Gewicht
  • Calorie-inname per dag
  • Slaap per dag
  • Vetpercentage

Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen op onze servers en kun je op elk moment via de app zelf verwijderen. Door deze gegevens te delen, kan je coach je beter begeleiden bij het behalen van je doelen. Heb je geen coach? Dan kun je de data gebruiken om je eigen voortgang te monitoren.

Wij hechten veel waarde aan je privacy. Jouw gegevens worden niet gedeeld met derden en blijven uitsluitend binnen het fitnessprogramma dat wij gebruiken. Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen. Wil je de toegang tot deze gegevens uitschakelen? Dan kun je dit eenvoudig via de app regelen. Je gedeelde gegevens worden dan binnen één week verwijderd.

13. Wijzigingen

HeJeNa Gym behoudt zich het recht voor deze privacy policy te wijzigen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website en/of op aanvraag.